Intervju med Sophia Ulfstedt

Sophia Ulfstedt arbetar som förvaltningsledare och projektledare på Nexer Group och har flera års erfarenhet av att arbeta med informationshantering inom både den kommunala och statliga sektorn. Senast som registrator, systemadministratör och förvaltningsledare på Myndigheten för yrkeshögskolan. Sophia är utbildningsledare inom informationshanteringsområdet och är en mycket uppskattad föreläsare inom diarieföring och arkiv.

Vi ställde några frågor till Sophia inför Registrator 2024.

Kan du berätta lite mer om dig själv – vad du jobbar med idag och din bakgrund inom området?
Jag heter Sophia Ulfstedt och bor i Västerås. Till vardags är jag förvaltningsledare och projektledare på Nexer Group, där jag arbetar med att hjälpa olika organisationer inom både privata och offentliga sektorn med sin informationshantering. Jag har arbetat med informationshantering inom offentliga sektorn i flera år, både den kommunala och statliga sektorn. Senast som registrator, systemadministratör och förvaltningsledare på Myndigheten för yrkeshögskolan. 

Jag växlar också vissa dagar och är utbildningsledare och föreläsare inom informationshanteringsområdet och har ett sammanhållande ansvar för certifieringarna till Diplomera Registrator och Diplomerad Informationscontroller, hos utbildningsföretaget SIPU.

Hetaste frågorna: Sophia, du som möter många registratorer och olika yrkeskompetenser inom området informationsförvaltning, vilka är de hetaste frågorna just nu?
Området är än idag i en fortsatt förändringsresa och jag tror det kommer att fortgå. Det händer så mycket inom informationssidan. Inte bara inom diarieföring och ärendehantering specifikt, utan inom hela informationshanteringsområdet med fortsatt brant utveckling av digitala system och lösningar, artificiell intelligens, IT-säkerhet med mera. Vi kan ju tex se på den IT-attack mot Tietoevry som just nu berör stora delar av privata och offentliga sektorn.

Ämnen som jag ser är på många myndigheters agendor just nu är e-arkiv, slutleverans av digitala handlingar, informationssäkerhetsklassning, digitala signaturer/eSignature, säker informationshantering i händelse av kris, krig och IT-incidenter, högre säkerhetsklassade diarium samt digitalisering och automatiserade processer för en mer effektiv och kvalitetssäkrad registratur.

Vanliga utmaningar: Vilka är de största och vanligaste utmaningarna för att skapa en robust informationshantering?
Detta är alltid en klurig fråga, då den ser så olika ut beroende på organisation. Men genomsyrat för nästan alla tror jag är grundkunskapen om god informationshantering och informationssäkerhet. Informationsansvariga kan arbeta ihjäl sig med att ta fram informativa och lättillgängliga instruktioner, välfungerande och effektiva systemlösningar, samt uppdaterade och aktuella styrdokument. Men om ingen läser och följer instruktionerna eller använder systemen till sin fulla potential, så spelar det ingen roll. Så jag tror att få med sig hela ”kulturen” i ett korrekt informationshanteringstänk är en av de största utmaningarna. Men som sagt det finns många och det är väl summan av alla dessa som gör att det ibland känns som att man inte kommer framåt.

Sen är såklart den skenade utvecklingen av både digital och artificiell intelligens en enorm utmaning att hänga med i. Men börjar jag gå in i denna, så blir denna intervju en uppsats.

Hur kan man arbeta för att hantera dessa utmaningar och vad krävs för att skapa de rätta förutsättningarna?
Mycket är en styrningsfråga och fråga om mandat. Genomsyras inte organisationen från toppen till botten av samma tänk om informationshantering är det svårt. Samma sak om övriga i organisationen känner att det är en möjlighet och inte ett krav att följa de regler och instruktioner som sätts av informationshanteringsansvariga.

Jag tror också ett viktigt verktyg är att förstå att information är så mycket mer än dokument i ett diariesystem, eller ens så mycket mer än dokument. Information finns i så många former och på så många platser i en organisation och all denna information måste man ha kunskap och kontroll på. Jag tror man måste bredda sitt synsätt från allmänna handlingar och diarieföring och se till informationshanteringen i sin helhet. Jag brukar säga att vi inte kan ha kontroll på våra allmänna handlingar, offentliga information och bevarandekrav, om vi inte har koll på all verksamhetens information. För hur ska vi annars kunna bedöma informationen och avgöra vad som är allmänna handlingar eller inte?

Ett sista tips skulle jag säga är att omvärldsspana, lyssna och bolla hur andra organisationer gjort både inom offentliga och privata sektorn, samt de olika delarna av offentliga sektorn kommunala, statliga, bolag m.fl. Inte låsa fast sig och bara kolla på likasinnade, den bästa lösningen kan finnas utanför dem. Jag skulle även säga att verksamheten oftare borde ta konsulthjälp vid punktinsatser (större utredningar/utvecklingsarbeten). Jag har nästan inte mött en enda organisation som inte är underbemannade på informationshanteringssidan och tyvärr allt för många i området som bränt ut sig.

Du kommer att vara moderator och hålla i en föreläsning om hur man leder och utvecklar diarieföringsprocessen för ökad kvalitet och rättssäkerhet på konferensen Registrator 2024, skulle du kunna berätta lite om vad det kommer att handla om?
Haha, är det nu man inte ska lämna ut för mycket, utan bara lagom för att få andra intresserade och anmäla sig, eller? Jag är lite i formandets stund just nu, just då det händer så mycket så vill jag försöka samla på mig det mest aktuella i området att kunna förmedla. Men som jag pratat om på tidigare punkter så är styrningen ner i organisationen viktig, så jag ska försöka förmedla mina bästa tips inom detta. Samt dela med mig lite av de vanligaste fallgroparna jag hör att andra stöter på och som jag själv åkt ner i, under arbete med att digitalisera fler arbetsmoment och processer inom informationshanteringen.

Sedan ligger kvalitetsförbättringar för en förbättrad metadatanivå och förbättrad återsökbarhet inom diarieföringen mig varmt om hjärtat, så här ska jag också försöka hinna ge lite tips!

Konferensen den 12-13 mars: Vad ser du mest fram emot och vad tror du kommer att bli mest givande med dessa dagar?
Oj, jag ser ju fram emot alla föreläsare på agendan, många intressanta och aktuella ämnen inom en bredd kunskapsplattform. Måste jag ändå säga något, så är jag väldigt förtjust i praktikfall. Experter i all ära, men att faktiskt varit med om något eller genomgått/arbetat med en viss sak, ger kunskap och lärdom som man aldrig kan läsa sig till i en bok. Finns flera praktikfall under dagarna, både från Norrköping kommun, Region Gävleborg, Göteborg Energi AB, Integritetsskyddsmyndigheten och Göteborgs Universitet som jag ser fram emot.

Intervjun är gjord av Stina Åkerstedt, Ability Partner