Från digital stress till smartare arbetsdagar

Från digital stress till smartare arbetsdagar – så kan Microsoft 365 och AI bli ett verkligt stöd i din administrativa vardag!

Många administratörer arbetar idag i ett ständigt informationsflöde där mail, dokument, möten, chattar och uppgifter konkurrerar om uppmärksamheten samtidigt. Trots att vi har fler digitala verktyg än någonsin är det lätt att känna att tiden ändå inte räcker till. Men hur kan du använda Microsoft 365 och AI på ett sätt som faktiskt skapar mer struktur, bättre överblick och mindre stress i vardagen?

På Administratörsforum 2026 medverkar Microsoft 365-experten Annika Thörnlund med en praktisk och inspirerande föreläsning om hur du kan arbeta smartare, effektivare och mer hållbart med hjälp av de verktyg du redan har tillgång till. Här berättar hon mer om vanliga misstag, smarta arbetssätt och varför små förändringar ofta kan göra stor skillnad i arbetsdagen.

Många använder Microsoft 365 varje dag men känner ändå att de saknar struktur och överblick. Varför tror du att det är så?

Jag tror att det handlar mindre om verktygen och mer om hur vi använder dem. Microsoft 365 erbjuder fantastiska möjligheter men eftersom det finns så mycket funktionalitet är det lätt att börja jobba utan en tydlig struktur.

Jag ser ofta att filer hamnar på olika ställen och att information sprids mellan Teams, mejl och OneDrive – och då blir det svårt att behålla överblicken.

Det fina är att lösningen redan finns där. Med rätt arbetssätt och lite vägledning kan man snabbt skapa struktur och få ut mycket mer värde av de verktyg man redan använder varje dag.

Vilka är de vanligaste tidsbovarna och fallgroparna du ser hos administratörer idag?
Jag ser att administratörer ofta fastnar i onödigt manuellt arbete – som att leta efter rätt version av ett dokument, jaga svar via mejl eller hantera information som ligger utspridd på flera ställen.

En vanlig fallgrop är också att man blir navet i all kommunikation och administration, istället för att låta verktygen i Microsoft 365 göra en större del av jobbet – till exempel genom gemensamma ytor i Teams eller tydligare strukturer i SharePoint.

För mig handlar det mycket om att avlasta administratören. Med rätt arbetssätt och smart användning av verktygen kan man minska dubbelarbete, skapa bättre överblick och frigöra tid till mer värdeskapande uppgifter.

AI och Copilot pratas det mycket om just nu. Hur kan administratörer använda AI på ett konkret och hjälpsamt sätt redan idag?

Jag tycker att det fina med AI och Copilot är att det redan idag kan avlasta administratörer i vardagen. Det handlar inte om framtiden – utan om små, konkreta saker här och nu.

Jag ser ofta att man kan använda Copilot för att snabbt sammanfatta långa mejltrådar, skriva utkast till svar, strukturera mötesanteckningar eller få hjälp att formulera dokument och instruktioner.

En annan stor vinst är i Outlook, ToDo, Teams och OneNote där man kan få hjälp att prioritera, analysera information och hitta det viktigaste mycket snabbare.

För mig handlar det om att frigöra tid. AI gör inte jobbet åt oss – men det kan ta bort mycket av det repetitiva och ge administratörer mer tid till det som verkligen skapar värde.

Vad hoppas du att deltagarna ska ta med sig från din föreläsning på Administratörsforum 2026?

Jag hoppas att deltagarna framför allt tar med sig en känsla av att det faktiskt går att få struktur och kontroll i vardagen – utan att det behöver vara krångligt.

Jag vill att de ska gå därifrån med konkreta tips de kan börja använda direkt, en bättre förståelse för hur verktygen hänger ihop och kanske också flera “aha-upplevelser”.

Men viktigast av allt är nog att de känner sig tryggare och mer självsäkra i sin roll. Att de ser vilka möjligheter som finns – och att de själva har nyckeln till att skapa en smartare och mer effektiv arbetsdag.

“Det handlar inte om att arbeta mer – utan om att få mer gjort med mindre ansträngning.”

Intervjun är gjord av Stina Åkerstedt, Ability Partner

Vill du skapa mer struktur, bättre fokus och frigöra tid i din arbetsvardag? På Administratörsforum 2026 får du konkreta verktyg, nya perspektiv och praktiska arbetssätt för att möta framtidens administrativa roll på ett smartare och mer hållbart sätt.

Ta chansen att inspireras av Annika Thörnlund och flera andra kunniga föreläsare som hjälper dig att utveckla både ditt arbetssätt och din roll i en snabbt föränderlig arbetsvardag.