Så behåller du fokus i ett komplext uppdrag

Självledarskap och stresshantering – så skapas struktur, fokus och hållbarhet i en krävande arbetsvardag!

Den 23 september gästar Petra Brask konferensen Administratörsforum 2026 med en inspirerande föreläsning om hållbara arbetssätt, smart struktur och hur vi kan skapa mer arbetsro i en vardag där tempot ständigt ökar.

Petra är en av Sveriges mest uppskattade föreläsare inom personlig effektivitet och hållbart arbetsliv. Med värme, humor och konkreta verktyg hjälper hon människor och organisationer att arbeta smartare utan att arbeta mer.

Administratörer och koordinatorer har ofta en nyckelroll i verksamheten. De håller ihop flöden, människor, information och processer samtidigt som de hanterar ett ständigt informationsbrus och många avbrott. Inför Administratörsforum 2026 ställde vi några frågor till Petra om hur vi kan skapa en mer hållbar, strukturerad och energigivande arbetsvardag.

Många administratörer beskriver att de arbetar i ett konstant högt tempo med många parallella uppgifter. Hur kan man börja skapa en mer hållbar arbetsdag?

Jag tror att många känner igen sig i att arbetsdagen lätt blir väldigt reaktiv. Man börjar dagen med goda intentioner men hamnar snabbt i mejl, chattar, frågor, möten och akuta uppgifter.

Administratörer arbetar ofta mitt i verksamhetens hjärta och behöver vara både tillgängliga, flexibla och lösningsorienterade. De är ofta verksamhetens nav och svarar på frågor, löser problem, hittar dokument ingen annan hittar och vet ibland mer om verksamheten än verksamheten själv.

Det är värdefulla egenskaper, men det gör också att man lätt blir splittrad.

Det första steget handlar därför inte om att göra mer, utan om att skapa bättre förutsättningar för fokus och återhämtning. Små förändringar kan göra stor skillnad, till exempel att stänga av aviseringar, tydliggöra prioriteringar eller skapa smartare rutiner för mejl och kommunikation.

Du har arbetat med personlig effektivitet i många år. Vad ser du är den största utmaningen i arbetslivet idag?

Informationsmängden och den mentala belastningen.

Vi lever i en tid där hjärnan ständigt måste hantera fler intryck, fler beslut och fler avbrott än tidigare generationer behövde göra. Många känner att de aldrig riktigt blir klara.

Samtidigt har det också blivit lättare att få hjälp. AI och digitala verktyg kan idag avlasta oss enormt mycket när det gäller administration, struktur, sammanfattningar och planering. Samtidigt känner nog många igen känslan av att först bli stressad av jobbet och sedan lite stressad av alla verktyg som ska hjälpa oss att bli mindre stressade.

Tekniken hjälper oss inte automatiskt. Vi behöver fortfarande skapa kloka arbetssätt och förstå hur vår hjärna fungerar för att må bra och arbeta hållbart.

Du pratar ofta om hållbara arbetssätt. Vad betyder det egentligen?

För mig handlar hållbara arbetssätt om att skapa strukturer och vanor som fungerar även när tempot är högt. Det handlar inte om perfektion. Det handlar om att skapa en arbetsvardag där vi kan prestera utan att ständigt gå på högvarv.

Många är fantastiskt duktiga på att ta ansvar för andra, men betydligt sämre på att skapa hållbara förutsättningar för sig själva. Därför behöver vi bli bättre på att prioritera, sätta gränser, planera realistiskt och använda våra resurser smartare när vi samarbetar.

Vad kan deltagarna förvänta sig att få med sig från din föreläsning den 23 september?

Jag hoppas att deltagarna ska känna sig både inspirerade och lättade.

Många går runt och tror att de behöver bli snabbare, starkare och mer effektiva som människor. Men ofta handlar det snarare om att skapa smartare strukturer runt omkring sig.

Deltagarna kommer att få konkreta verktyg för att hantera informationsflöden, planera mer hållbart, minska känslan av stress och skapa mer arbetsro i vardagen. Jag kommer också att prata om hur vi kan använda AI och digitala verktyg som stöd utan att själva bli mer stressade av tekniken.

Och så hoppas jag förstås på många igenkännande skratt längs vägen och en lättnad i att förstå att ”det är inte bara jag som öppnar mejlen för att snabbt fixa en sak och sedan glömmer varför jag öppnade mejlen från början”.

Deltagarna kommer garanterat andas ut när de förstår att ”det inte bara är jag som har det så här”.

Om du skulle ge ett enda råd till administratörer inför hösten 2026, vad skulle det vara?

Att sluta försöka vara tillgänglig för allt och alla samtidigt.

Vi människor fungerar bättre när vi får möjlighet att fokusera färdigt på det vi gör. Därför tror jag mycket på att skapa tydligare fokusperioder under dagen och att våga prioritera det som är viktigast istället för att fastna i ständig reaktivitet.

Det handlar inte om att bli mindre hjälpsam. Tvärtom. När vi får bättre arbetsro blir vi ofta både mer effektiva, mer kreativa och mer närvarande människor att arbeta tillsammans med.

Och kanske viktigast av allt – vi håller längre.

Intervjun är gjord av Stina Åkerstedt, Ability Partner
Foto Peter Knutson