Arbeta med struktur och effektiva arbetsmetoder som minskar stress

På konferensen Framtidens skoladministratör 2024 kommer Petra Brask att hålla en presentation om hur vi kan arbeta mer hållbart med mer struktur och effektiva arbetsmetoder som minskar stress och frigör tid. Petra är en mycket uppskattad föreläsare som med både humor och värme delar med sig av sina erfarenheter och ger dig de verktyg du behöver för en mer strukturerad och energifylld vardag, både i hemmet och på arbetet.

Skoladministratörer jonglerar många bollar i luften samtidigt med många olika arbetsuppgifter och kontaktytor, både internt och externt. Vi fick chansen att ställa några frågor till Petra inför vår konferens Framtidens Skoladministratör 2024 där Petra Brask ska tala om hur skoladministratörer kan navigera dessa utmaningar med mer hållbara och effektiva arbetssätt.

Petra, många skoladministratörer känner sig ofta överväldigade av den växande mängden arbetsuppgifter och ansvarsområden. Hur kan man börja hantera dessa utmaningar och skapa en mer hållbar arbetsdag? 
Ja och det förstår jag. Rollen är komplex och som skoladministratör befinner man sig i en dynamisk miljö med ständiga avbrott från elever, lärare, föräldrar och annan personal som behöver dom. Till detta tillkommer också den digitala miljön som ständigt pockar på.  
Genom att skapa strukturer och sätta gränser för när och hur man kan avbrytas kan man minska känslan av splittring. Små förändringar, som att avsätta specifik tid för e-post och möten, kan göra stor skillnad i hur man upplever arbetsdagen. 

Petra, du har lång erfarenhet av att hjälpa företag och organisationer att arbeta mer effektivt. Vad är det första steget för att minska stress och öka produktiviteten på arbetsplatsen? 
Det första steget är att få insikt i hur vi använder vår tid idag. Många av oss lever i en digital värld där vi ständigt bombarderas av information och avbrott, vilket gör det svårt att fokusera. Genom att analysera sina arbetsvanor kan man hitta mönster och tidstjuvar som faktiskt går att eliminera. Små förändringar kan göra stor skillnad för både välbefinnandet och effektiviteten. 
Du pratar mycket om hållbara arbetssätt. Vad innebär det egentligen och hur kan de bidra till att minska stress? 

Hållbara arbetssätt handlar om att skapa rutiner och strukturer som inte bara fungerar på kort sikt utan som är långsiktigt hållbara, både för individen och för organisationen. Det innebär att skapa en balans mellan krav och resurser. Genom att prioritera och automatisera återkommande uppgifter kan vi undvika att hamna i en ständig brandsläckning, vilket minskar stressen och frigör tid för mer kreativa och värdeskapande uppgifter.

Du kommer att hålla en föreläsning om effektiva arbetssätt. Vad kan deltagarna förvänta sig att ta med sig från din föreläsning? 
Mitt mål är att ge konkreta verktyg och metoder som deltagarna kan börja använda direkt efter konferensen. Jag kommer att prata om hur man kan få mer kontroll över sin tid, minska onödiga avbrott och skapa utrymme för reflektion och återhämtning. Genom att arbeta smartare, inte hårdare, kan vi få mer gjort på kortare tid och samtidigt känna oss mer tillfreds med våra prestationer. 

Slutligen, om du skulle ge ett tips för en mer hållbar arbetsvardag som skoladministratör, vad skulle det vara? 
En av de mest effektiva förändringarna jag ser är att bli mer medveten om hur vi planerar och genomför vår dag. Genom att börja med att fokusera på de mest värdeskapande uppgifterna på morgonen, innan vi dras in i mailfloden eller andra mindre viktiga saker, kan vi göra en enorm skillnad för både vår produktivitet och vårt välmående. Ett sätt att uppnå detta är att tydligt avsätta tid för fokuserat arbete och tid för avbrott.

Genom att införa ‘stängda dörrar’-tider där man kan arbeta ostört, samtidigt som man kommunicerar dessa gränser tydligt med kollegor och ledning, får man större kontroll över sin arbetsdag. Det är samtidigt viktigt att reservera tid för de oplanerade, men nödvändiga, interaktionerna som är en naturlig del av skolmiljön. På så sätt skapar man en bättre balans mellan det fokuserade arbetet och de avbrott som man också vill och behöver ha för att skapa en bra kontakt med verksamheten, utan att känna sig överväldigad. 

Intervjun är gjord av Stina Åkerstedt, Ability Partner