Wellbeing och hjärnvänliga miljöer

Efter pandemin har arbetslivet förändrats i grunden, och arbetsplatsen måste nu erbjuda mer än bara en plats att arbeta på för att locka medarbetarna tillbaka till kontoret. Hanna Mossfeldt, arbetsplatsstrateg på AMF Fastigheter, har lång erfarenhet av att hjälpa företag att skapa sådana miljöer. I denna intervju delar hon med sig av sina tankar kring hur en strategiskt utformad arbetsplats kan bli en resurs för både trivsel och innovation, samt vad företag bör tänka på när de planerar sina kontor för framtiden.

Läs vår intervju med Hanna inför konferensen Framtidens kontor och arbetssätt 2024.

Pandemin har förändrat hur vi arbetar på djupet. Hur ser du på den utvecklingen, och vilka är de största utmaningarna som företag står inför när det gäller att anpassa sina arbetsplatser till det hybrida arbetssättet?
Precis som innan pandemin behöver företag djupdyka i vad de som bolag och vad deras medarbetare behöver för förutsättningar på kontoret för att på bästa sätt kunna utföra sitt arbete. För de flesta verksamheter har behovet förändrats under och efter pandemin, men det är trots detta en stor andel verksamheter som inte har gjort några förändringar av sitt kontor de senaste åren. Jag tror att detta beror på att det fortfarande finns en osäkerhet kring vilka behov verksamheten och medarbetarna faktiskt har, men det gör inte frågan mindre viktig att ta tag i.

De förändringar i arbetslivet som följt av pandemin har resulterat i att hemmet har blivit en stor konkurrent till kontoret. Vill en ledningsgrupp att medarbetarna ska komma till kontoret måste kontoret vara värt resan dit – då behöver man förmodligen också se över och uppdatera sin arbetsplatsstrategi och kontorsutformning.

Det personliga mötet, och att vi träffar våra kollegor, är för de flesta bolag en förutsättning för att vi ska kunna vara kreativa, innovativa och bygga kultur. Det går att göra på distans, men det är utmanande och ställer otroligt höga krav på ledarskapet.

Kontoren blir mer och mer mötesplatser men måste även innehålla platser för fokusarbete – detta vet vi sedan länge, men många verksamheter missar ändå denna fråga vilket gör att hemmet är en attraktiv lösning när man vill arbeta fokuserat. Detta är något som är otroligt viktigt att ha med sig vid planering av kontoren – glöm inte ytor för fokus!

AMF Fastigheter arbetar med att skapa mötesplatser som bygger på mänskliga relationer snarare än traditionellt kontorsarbete. Kan du berätta mer om hur ni konkret utformar dessa miljöer och vilken roll som inredning och färgsättning spelar i det arbetet?
Nyckeln i att skapa attraktiva mötesplatser, oavsett om det handlar om kontor, handelsplatser eller stadsrum, är att möjliggöra flöden av människor, verksamheter och idéer. Vikten av trivsamma mötesplatser, konst och kultur är centrala för att skapa platser där människor vill vara.

Här kan vi ta Moodkvarteret som exempel, AMF Fastigheters första stadsutvecklingsprojekt. Mood var på många sätt en föregångare, framför allt vad det handlar om att utmana föreställningen av vad en handelsplats kan vara. Mood har från start varit mer av en mötesplats, med en signaturdoft, en unik ljudbild och att konsten fick en central plats vid sidan om shoppingen och restaurangerna.

Vi vet att ljud, ljus, doft, färgsättning och t ex växter och andra naturliknande element kan påverka oss väldigt positivt. Detta är något som bland annat restauranger länge har varit medvetna om och arbetat aktivt med. Nu har vi även tagit in det på vårt nya kontor i Mood, där vi har jobbat med dessa element för att skapa en miljö som minskar stress och där vi kan jobba effektivt – utifrån de behov som just vår verksamhet har.

Vilka framtida trender ser du när det gäller arbetsplatsutformning, och hur tror du att kontorets roll kommer att utvecklas de kommande åren?
Det hybrida är här för att stanna. Det är därför viktigt att skapa kontor med digitala lösningar som gör kontoren bra både för de som är på plats och för de som är med på distans.

Ingen av oss vet hur framtidens arbetsplatser kommer att se ut, men vi kan varje dag fatta beslut som lutar oss in i den framtid vi vill ha. Om kontoren inte är attraktiva och välplanerade kommer ingen vilja ta sig dit. Det blir dessutom mer och mer en konkurrensfördel att ha ett tilltalande kontor, för att attrahera och behålla medarbetare. En trend i sig att man satsar mer på kontoret och tittar mer på vad man fyller varje kvadratmeter med, istället för antalet kvadratmeter.. 

Förhoppningen är att fler ska våga gå den väg vi själva har gått med vårt nya kontor, kopplat till färgsättning och formspråk. Utifrån att hjärnan mår bättre i miljöer som påminner om naturen, med t ex mycket växter och en färgsättning som lugnar hjärnan blir det även positivt för effektivitet och produktion, varpå det direkt går att koppla till ett bolags lönsamhet.

Kan du ge exempel på några vanliga misstag som företag gör när de försöker anpassa sina kontor till ett mer flexibelt arbetssätt? Hur kan dessa misstag undvikas?
Jag vill gå tillbaka till vikten av att utgå ifrån varje specifik verksamhets behov. Det finns inga nyckeltal eller ”one size fits all” när det kommer till dimensionering, planering och design av kontor. Var ute i så god tid som möjligt, och djupdyk i vad just din verksamhet behöver, för att både jaget, laget och bolaget ska få de bästa förutsättningarna. Glöm inte fokusytor, även om målet kan vara att skapa en bättre plats för möten.

Vidare – jobba med förändringsledning! Idag är de flesta vana vid att arbeta flexibelt och med hybridlösningar, men samtidigt är det alltid viktigt med förändringsledning när man gör om sitt kontor eller flyttar. Det kan vara allt från att löpande kommunicera om vad som ska hända till ev. utbildningar och att man, gärna gemensamt, kommer överens om hur man ska bete sig på det nya kontoret för att det ska bli en bra arbetsplats för alla.

Framtidens arbetsplats sägs handla mycket om flexibilitet och mångsidighet. Hur arbetar ni på AMF Fastigheter för att säkerställa att kontoren ni utvecklar förblir relevanta och anpassningsbara för framtidens behov?
Något som hela branschen behöver göra är att omvärdera värdet av befintligt material, och självklart klimatberäkna det vi gör. Både vi och hyresgäster måste också vara flexibla och lösa ev. utmaningar som kan uppstå under en anpassning på flexibla sätt för att hitta vägar framåt som både är bra för hyresgästerna och för klimatet. Vidare måste vi alla se på det arkitektoniska värdet på ett nytt sätt.

Vi förstår att framtidens arbetsplatser kräver lösningar som kan anpassas efter förändrade arbetssätt och behov. Här testar vi nya varianter för detta i bland annat ombyggnationen av en av våra fastigheter i centrala Stockholm, vilken är från 1910-talet. Där utgår vi från husets naturliga förutsättningar och har fokus på att bygga för framtiden – istället för att riva ner historien. Vi undviker större konstruktiva ingrepp, samtidigt som vi säkerställer att så lite som möjligt rivs och slängs. Målet är att skapa en toppmodern kontorsbyggnad som kan vara flexibel och växa med våra hyresgästers behov, men utan att hela tiden behöva byggas om.

Samtidigt kommer det också ställas allt högre krav på hållbarhet och cirkularitet. Där har vi som fastighetsbolag en viktig roll – om vi redan idag bygger för framtiden. Vi strävar efter att både skapa arbetsplatser med rätt utformning för en specifik verksamhet, men samtidigt behöver vi redan från början skapa en flexibilitet inför framtida förändringar. Detta är något vi har testat gränserna för när vi nu har skapat vårt eget kontor i Mood, där vi både har använt oss av återbruk, byggt flexibelt för framtida förändringar samt fått en lösning som passar just oss.

Hanna kommer att medverka på konferensen Framtidens kontor och arbetssätt 2024 den 17 oktober med en digital föreläsning som kommer att gå att ta del av i efterhand.

Intervjun är gjord av Stina Åkerstedt, Ability Partner