Registratorsrollen i utveckling

Intervju med Anna Borgström och Sophia Ulfstedt

När informationsflödena blir mer komplexa och kraven på rättssäkerhet, insyn och digital kontroll ökar, växer också registratorns strategiska betydelse. Inför höstens konferens Registrator 2025 har vi pratat med två av konferensens talare – Anna Borgström och Sophia Ulfstedt, som också är moderator för konferensen – om hur rollen utvecklas, vilka utmaningar som väntar och vad som krävs för att registratorn ska få det inflytande och stöd som uppdraget förtjänar.

Vad tycker ni är den största utmaningen i registrators rollen just nu?
Anna:
Jag har nu varit registrator i drygt två decennier och upplever att det just nu, kanske mer än någonsin, kräver att man verkligen har örat mot rälsen och håller sig ajour med allt som händer inom informationshantering.

I en tid av snabbt växande informationsflöden, en ökad digitalisering, ”nya” lagar såsom GDPR och en omfattande ökning av användning av AI kräver att man som registrator, och organisation, hela tiden fortbildar sig och ständigt omvärldsbevakar.

Det är en utmaning att i detta snabba flöde samtidigt hålla sig ”up to date” och även hinna anpassa sitt ärendehanteringssystem efter förändringarna och samtidigt jobba rättssäkert.

Registratorn är ju ofta superanvändare av sitt specifika system och ofta systemförvaltare. Det kräver fortbildning och även kompetens i att kunna förmedla kunskapen vidare.

Jag upplever fortfarande att man ständigt måste jobba med att, som registrator, synas och ta plats i en organisation.

Vi är centrala för informationshantering och är en av de få professioner som följer med i hela ärendeflödet från ax till limpa.

Att vi får synas och att vår kompetens tas på allvar är viktigt.

Vi omges ofta av andra, mycket kompetenta, yrkesgrupper. Ofta experter inom sina områden. Där är det viktigt att vi också tillåts ta plats. Att vi får ingå i tvärgrupper och samarbeta med varandra.

Att vi får fortbilda våra kollegor i dokument- och informationshantering såväl som i hela flödet kring hanteringen av allmänna handlingar, sekretess och utlämnanden.

Sophia:
Som Anna precis sa är en av de största utmaningarna för registratorer idag att hantera den ökande mängden digital information. Många myndigheter och organisationer arbetar fortfarande med att digitalisera sina processer och skapa en enhetlig lösning för informationshantering. Det innebär att registratorer ofta behöver hantera både fysiska och digitala arkiv, vilket kan vara tidskrävande och leda till en ökad risk för fel eller missförstånd.

Dessutom ställs registratorer inför krav på snabbare handläggning och större krav på säkerhet och sekretess, vilket gör att det är ännu viktigare att ha effektiva och anpassade system på plats.

Den snabba utvecklingen inom digitalisering innebär också att det krävs kontinuerlig utbildning och uppdatering av kompetens för att kunna hantera nya verktyg och lagar.

En annan stor utmaning idag är den snabba utvecklingen av digital teknologi, särskilt AI och automatisering, som förändrar hur vi hanterar och bearbetar information. Samtidigt som dessa verktyg kan effektivisera arbetsprocesser, kräver de att registratorer snabbt anpassar sig till nya system och arbetsflöden. AI-teknologi, som används för att sortera och analysera stora mängder data, ställer också nya krav på säkerhet, etik och juridiska överväganden, särskilt när det gäller sekretess och integritet. Detta innebär att registratorer måste ha en djup förståelse för både teknologin och de lagar som styr den offentliga sektorns informationshantering. Utmaningen är att balansera den effektivitet som AI kan erbjuda med de strikta krav på säkerhet och transparens som finns inom offentlig förvaltning.

Vad behöver organisationer göra för att bättre stötta registratorer?
Anna:
En organisation behöver se registratorn som en viktig del i kedjan, en nyckelspelare, även om man har en nog så viktig kärnverksamhet.

En kärnverksamhet som i vissa fall kan handla om att rädda liv.

Vårt arbete kommer aldrig att ta slut, ny information kommer ständigt att flöda in och vi behöver i god tid involveras när en organisation förändras och utvecklas.

De organisationer och myndigheter jag hittills under mitt yrkesliv jobbat vid, har alla rört sig mot att ge oss registratorer och vår kompetens, större utrymme och låta oss vara mer delaktiga.

Samarbetet med vår yrkesgrupp är viktigt och kan dock alltid förbättras.

Sophia:
För att bättre stötta registratorer skulle organisationer behöva investera mer i både tekniska lösningar och kompetensutveckling. Det handlar om att skapa användarvänliga, välfungerande och integrerade system för informationshantering som underlättar det dagliga arbetet. Många registratorer upplever att systemen idag är fragmenterade, vilket kan skapa onödiga hinder i arbetsflödet.

Organisationer behöver även förstå att den digitala transformationen inte bara handlar om att införa nya teknologier utan också om att säkerställa att registratorer är ordentligt utbildade och rustade för att hantera dessa förändringar.

Att ha tydliga riktlinjer och processer för informationshantering och att ge registratorer tillgång till kontinuerlig utbildning är också avgörande för att de ska kunna arbeta effektivt och med hög säkerhet. Det är också viktigt att organisationer främjar en kultur där registratorernas arbete värderas och förstås som en central funktion i myndighetens eller organisationens verksamhet. Det handlar om att skapa en organisation där registratorer känner sig stöttade och där deras expertis inom informationshantering tas tillvara.

Konferensen lyfter många viktiga områden som till exempel beredskapsplanering, digitalisering, OSL och retorik – vad ser ni mest fram emot?
Anna:
Det är alltid en ”vitamininjektion” att få delta på en registratorskonferens. Mycket kompetens samlat på ett och samma ställe och alltid lärorikt.

Man ser saker ur nya vinklar och jag tar alltid med mig en massa bra tankar och idéer.

Mina intryck, materialet från konferensen och mina egna anteckningar använder jag alltid när jag kommer hem till min myndighet igen.

Jag brukar använda det till att initiera gruppdiskussioner och fortbilda såväl registratorskollegor som andra yrkeskategorier. Det bli ofta spännande diskussioner och flera ”aha-upplevelser”.

Flera favoriter, som jag hört tidigare, ser jag fram emot att höra igen och lära av. Natthawat Phaithong från Snacka Snyggt har jag tidigare gått utbildningar för och ser fram emot att se föreläsa. Hur vi kommunicerar med varandra och i våra organisationer är viktigt för att vi ska kunna ta plats och föra fram våra tankar och budskap.

Sophia:
Jag ser fram emot diskussionerna kring digitalisering och hur den påverkar informationshantering inom offentlig sektor. Digitalisering innebär både stora möjligheter och utmaningar, särskilt när det gäller att säkerställa att information hanteras korrekt och enligt gällande lagar och regler.

Jag är också intresserad av att höra mer om hur andra myndigheter och organisationer arbetar med OSL (Offentlighets- och sekretesslagen) och hur man kan förbättra arbetet med att upprätthålla sekretess och samtidigt främja transparens. Beredskapsplanering är också ett intressant ämne, särskilt i dagens osäkra värld. Mina tankar snurrar ofta runt hur myndigheter och organisationer kan förbereda sig på eventuella kriser och se till att deras informationshantering är robust nog att hantera sådana situationer.

Men kanske främst ser jag fram emot att träffa så mycket kunniga och engagerade människor som man gör dessa dagar. Få prata med andra lika nördiga i ämnet som en själv.

Vill du också stärka din roll, få ny kunskap och utbyta erfarenheter med andra som i samma roll? Då är Registrator 2025 rätt plats för dig.

Intervju är gjord av Stina Åkerstedt Ability Partner