Utveckla dig som nämndsekreterare

Kommunal nämndadministration i teori och praktik

Nämndsekreteraren är navet som i princip all nämndadministration snurrar kring, allt ifrån insamling av ärenden, beredning, sammanträden, protokollskrivning till expediering. Ett annat område som det är viktigt med kunskaper i är vad som gäller rörande offentlighetsprincipen och hur vi ska hantera våra handlingar för att tillgodose lagens krav på transparens och insyn i den offentliga förvaltningen.

En viktig roll är att stötta såväl ordföranden som hela nämnden i olika juridiska frågor som kan uppstå. Denna dag fokuserar på de delar i kommunallagen och offentlighets- och sekretesslagen som har betydelse för nämndsekreteraren i dennes profession. Under dagen fokuserar vi på de utmaningar och frågor som du som deltagare har.

Ur innehållet

• Kort om sammanhangen i den kommunala juridiken – hur hänger det ihop?
• Grundlagar
• Generella lagar
• Speciallagstiftningen
• Varför måste handlingar diarieföras?

Genomgång av den kommunala organisationen och dess former från fullmäktige till enskilda medarbetare

• Hur kan kommuner och regioner organisera sig?
• Vilka organ måste finnas och vilka organ kan man inrätta?

Revisorernas roll

• Ansvarsfrihet – vem beslutar och vilka konsekvenser kan ej beviljad ansvarsfrihet innebära?

Roller och ansvar

• Fullmäktiges ansvar
• Nämndens ansvar
• Styrelsens ansvar
• Den enskilde ledamotens ansvar
• Förvaltningens ansvar

Fullmäktiges uppgifter

• Vilka frågor ska behandlas av fullmäktige?
• Vilka frågor anses vara av principiell betydelse eller av större vikt?
• Vem avgör om ett ärende ska behandlas av fullmäktige?

Styrelsens speciella uppgifter

• Uppsiktsplikten – vad innebär den?
• Har styrelsen någon makt över nämnderna?
• Styrelsens roll i beredning inför fullmäktige

Nämndernas uppgifter

• Var regleras nämndens uppgifter och vilka är de?

Reglementet – vad har det för betydelse?

Utskottens uppgifter

Ledamöter och ersättare i nämnder/styrelse respektive utskott

• Vem är valbar?
• Hur väljs ledamöter och ersättare i styrelse/nämnd respektive utskott?
• När kan en förtroendevald avsättas?

Jäv

• Vem kan vara jävig?
• Vilka är jävsgrunderna?
• I vilka situationer är det viktigt att beakta jävsreglerna?

Beredning

• Vikten av en bra beredning
• Beredningstvång – finns det ett sådant?

Delegation – vad innebär det och hur skall det hanteras?

• Till vem/vilka kan beslutsrätten delegeras?
• Anmälan av beslut – hur, vad och varför?
• Brådskande beslut

En effektiv och hållbar ärendehanteringsprocess

• Hur skapar man en bra ärendeberedningsprocess?
• Vikten av att författa bra tjänsteskrivelser

Avbrott görs för för- och eftermiddagspaus samt lunchpaus

Sammanträdesteknik och protokollskrivning – att nå en ökad kvalitet och rättssäkerhet innan, under och efter möten

Det som händer under sammanträdet ska dokumenteras på ett korrekt sätt. Ordföranden ansvarar för protokollets riktighet, men du som nämndsekreterare har en mycket viktig roll inför sammanträdet, vid sammanträdets genomförande och vid protokollsutformningen.

Det är viktigt att besluten blir rättssäkra.

Under denna dag får du ökade kunskaper kring sammanträdesteknik och protokollskrivning och hur du når en ökad kvalitet och rättssäkerhet innan, under och efter mötet. Dagen ger dig ökade kunskaper om hur krångliga situationer kan hanteras och vad som är viktigt att tänka på vid protokollskrivning.

Ur innehållet

Samarbetet, formalia och beslutandegång

• Hur får man ett bra samarbete med sin ordförande?
• Formalia kring ordförandens roll, ledamöter, ersättare och inträdesordning
• Beslutandegång under sammanträdet
• Vad ska skickas ut med kallelsen?

Sammanträdesteknik, närvaro och ersättare

• Yrkanden
• Propositionsordning
• Kontraproposition
• Omröstning
• Bordläggning
• Återremiss
• Närvarorätt på sammanträden
• Ersättarnas tjänstgöring
• Reservation
• Protokollsanteckning

Protokollskrivning

• Vilka är de lagliga grunderna för protokollföring under ett nämndsammanträde?
• Hur skriver man ett rättssäkert protokoll?
• Hur bör språket vara i protokollet så att det blir korrekt och tydligt?
• Hur blir protokollen informativa?
• Justering
• Tillkännagivande av justering av protokoll
• Exempel på hur protokoll bör utformas

Laglighetsprövning

• Vem kan överklaga kommunala beslut?
• Skillnad på överklaganden enligt kommunallagens regler och förvaltningslagens regler

Avbrott görs för för- och eftermiddagspaus och för lunchpaus.